O Nuxeo Document Management (DM) é um Sistema de Gerenciamento de Documentos (SGD) construído sobre a plataforma Nuxeo. Criação e consumo de conteúdo vai muito além do compartilhamento de arquivos. Gerenciamento de conteúdo efetivamente significa alinhar seus modelos de conteúdo com os seus processos de negócio. A gestão documental open source da Nuxeo tem um modelo de conteúdo altamente flexível, permitindo que as definições do documento possam variar de um único arquivo para um modelo multi-arquivo complexo, para que eles possam mapear os fluxos de conteúdo empresarial do mundo real.
A Plataforma Nuxeo oferece uma base para serviços comuns de gerenciamento de conteúdo, e uma camada de funcionalidades específicas para gestão de documentos:
- Captura de conteúdo multi-formatado de forma unificada: por exemplo, imagens digitalizadas, e-mail, documentos de escritório, arquivos CAD, etc
- É possível descrever como os documentos conectam-se uns aos outros usando as relações estruturadas
- Navegação pelo repositório de planos de arquivo físico e virtual com múltiplas visões
- Aplicar políticas corporativas utilizando regras de automação de conteúdo
- Definir fluxos de trabalho seguros com os participantes internos e externos, para se alinhar com os processos de negócios
- Garantir a acessibilidade de conteúdo ao longo do tempo, com uma gama completa de serviços de biblioteca de conteúdo, tais como pesquisa de texto completo, arquivamento e backup.
Recursos
A seguir segue os recursos que o Nuxeo DM possui.
- Captura de documento
- Arrastar e Soltar: Simples arrastar e soltar a partir do desktop para o navegador da web permite que os usuários importem documentos de escritório padrão para solução de Nuxeo open source de gestão de documentos, tais como PDF, Microsoft Office e OpenOffice.
- Captura de Email: Emails e os anexos associados podem ser capturados no Nuxeo, sendo categorizados e compartilhados em espaços de trabalho adequados.
- Captura baseada em formulários: Nuxeo suporta a importação de documentos baseados em formulários, garantindo metadados de negócios críticos, sendo atribuído ao conteúdo através de simples modelos on-line.
- Integração de aplicativos de desktop: Economize tempo e organize o seu armazenamento de documentos de forma mais eficaz: Nuxeo permite criar, editar e armazenar seus arquivos do Office diretamente no Microsoft Office.
- Compartilhar e Colaborar
- Espaços de trabalho colaborativos: O recurso Nuxeo espaço de trabalho permite a colaboração de documentos através das fronteiras geográficas. Os usuários podem compartilhar suas melhores práticas, trabalhar juntos em projetos e discutir as revisões, em um espaço colaborativo, com segurança e organizado.
- Microsoft SharePoint e Office Integração: Economize tempo e elimine a confusão e re-criação de conteúdo de negócios: Nuxeo permite criar, editar e classificar os tipos de documentos comuns diretamente do Microsoft Office. O apoio WSS garante acesso consistente para o conteúdo do SharePoint. Integração nativa com o Windows Explorer garante aos profissionais da informação o uso de hábitos de navegação com os quais estão familiarizados para acessar o conteúdo Nuxeo e realizar operações de arquivos comuns.
- Cliente Offline: O cliente offline, somente para leitura, é o companheiro perfeito para clientes móveis ou de acesso remoto, permitindo o acesso constante e seguro para o conteúdo quando uma conexão de rede não está disponível. Com um servidor web leve incorporado, o cliente offline garante ao usuário uma experiência muito semelhante ao usuários estão acostumados com a sua interface de navegador web padrão.
- Discussões: O recurso discussão permite aos usuários criar fóruns interativos de colaboração aberta e comunicação. Os usuários podem compartilhar idéias, debater e trabalhar em conjunto em um espaço centrado no conteúdo.
- Visualização: Nuxeo permite que você visualize todos os seus documentos do Office a partir de dentro do navegador web. Simplifique as atividades rotineiras rapidamente olhando para o conteúdo sem um download completo.
- Anotações de conteúdo: O recurso de anotação de conteúdo permite adicionar anotações diretamente para um documento do Office ou arquivo multimídia, sem modificar o conteúdo do documento original. Semelhante a um "sticky note", esse recurso permite que você compartilhe idéias ou comentários com outros usuários ao mesmo tempo colaborando com conteúdo comum.
- Gerenciamento de Registros: Nuxeo salva todas as ações executadas em um arquivo, gerando uma história auditável, permite bloqueio de conteúdo, garante a segurança granular ACL (lista de controle de acesso) por usuário, grupo ou papel, e fornece gerenciamento de ciclo de vida com base em datas ou eventos. Organizações que gerenciam documentos sensíveis ou tem a obrigação de cumprir mandatos de conformidade legislativas ou regulamentares usar o recurso de histórico para verificar práticas de manipulação de conteúdo.
- Relações de conteúdo: O recurso relações é usado para descrever as ligações semânticas que podem existir entre os documentos, tais como referências cruzadas, interpretações, traduções ou outros tipos de relacionamentos, indicando que um documento tem impacto sobre o outro.
- Dashboards: Dashboards pessoais fornecem aos usuários uma visão geral das ações, fluxos de trabalho e documentos que são fundamentais para o seu trabalho atual. Tarefas, documentos recentemente publicados, lembretes, datas de vencimento são apresentados em um único local para gerenciar facilmente as atividades centrados em conteúdo que precisa ser feito.
- Fluxo de Trabalho, Processo e Revisão
- Documento de Ciclos de Vida: Qualificar cada estágio do ciclo de vida do documento, desde a criação de arquivo. Nuxeo permite estabelecer etapas e tarefas de acordo com os requisitos do ciclo de vida simples e complexos.
- Fluxo de Trabalho: Nuxeo inclui um recurso de fluxo de trabalho intuitivo que permite aos usuários de negócios configurar facilmente tarefas simples ou multi-passo. Fluxo de trabalho ajuda o fluxo de conteúdo através de processos de negócios estruturados ou ad-hoc. Os fluxos de trabalho podem ser definidas rapidamente, guardado para re-uso e modelada para garantir a consistência dos processos entre as equipes.
- Publicar e arquivar
- Publishing: Compartilhe documentos que foram criados e armazenados com um público mais amplo: Nuxeo permite que você publique conteúdo de um espaço de trabalho para intranets, extranets ou sites externos.
- Publicação federadas: Controle centralizado e publicação de conteúdo para aplicações remotas Nuxeo, sistemas de arquivos, servidores HTTP, portais web, e mais com um serviço de publicação pluggable e unificado. É adequado para implementações com uma arquitetura de informação distribuída, equilibrando a facilidade de publicação dos requisitos para para o controle de conteúdo.
- Navegação Virtual: Nuxeo oferece uma capacidade de navegação flexível que permite aos usuários de negócios navegar pelos documentos através das dimensões de metadados mais significativos para a sua organização. Crie vistas de navegação virtuais baseadas em organograma (RH, Finanças, Vendas, Marketing), região (Ásia, África, América do Norte) ou qualquer outra categoria que ajuda a descrever o seu conteúdo corporativo.
- Notificações: Nuxeo permite aos utilizadores subscrever a notificações sobre as atividades e atualizações que afetam o seu trabalho. Mantenha-se atualizado e tenha a certeza de que as tarefas estão sendo concluídas, mesmo quando não conectado ao repositório de documentos.
- Publicar em uma página Web: Compartilhamento de conteúdo com um público mais amplo é simples com a capacidade de publicar sites.
- Pesquisa e Recuperação
- Indexação: Nuxeo gestão de documentos indexa conteúdo do documento e metadados. Todos os controles de acesso são respeitados, de modo a que os direitos de segurança são verificados quando os resultados da pesquisa são retornados. Os usuários só podem localizar o conteúdo que eles deveriam ver.
- Pesquisa: Você pode pesquisar o seu repositório de documentos pelo conteúdo de seus documentos. Os nossos recursos de pesquisa avançada permite que você refinar sua consulta com os metadados do documento ou a localização dentro de repositório de documentos.
- Resultados da Pesquisa: Nuxeo permite aos usuários adaptar como eles vêem os resultados de uma pesquisa. Classificação, adicionando novas colunas de metadados, exportar os resultados em formato CSV para posterior análise são capacidades que entregam uma pesquisa rica e boa experiência de recuperação.
- Conectores de Terceiros: Nuxeo gestão documental open source oferece uma capacidade de pesquisa abrangente. No entanto, as organizações que já utilizam ferramentas de busca de terceiros podem ligá-los em nosso repositório de conteúdo usando conectores.
- Visitas ao Conteúdo: Sistema de gestão documental da Nuxeo oferece um serviço para gerenciar, configurar e classificar listas de conteúdo, incluindo documentos, resultados de pesquisa e entradas de registro.
- Navegação facetada: Um mecanismo de navegação avançado que permite repositório de documentos navegação com filtragem dinâmica de múltiplas facetas (metadados). Facetas de navegação são totalmente configuráveis, e pode ser definido de forma independente para um determinado tipo de documento.
- Centro Administração Nuxeo: Nuxeo oferece um painel de controle único para os administradores do sistema para gerenciar suas aplicações Nuxeo. Registro de suas aplicações, rastreamento de atualizações, gerenciamento de patches e edição, e acesso simplificado e totalmente integrado para personalizações construídas com Nuxeo Studio e pacotes disponíveis no Nuxeo Marketplace, assegurando uma boa gestão dos sistemas de produção e desenvolvimento da mesma forma.
A tecnologia por de trás do Nuxeo DM é a Plataforma Nuxeo. Ela é uma plataforma extensível baseada em Java, com gerenciamento modular. Foi projetado desde o primeiro dia para personalização fácil e rápida. A Plataforma Nuxeo é totalmente baseada e construída com uma arquitetura plug-in, alavancando OSGi e um modelo de ponto de extensão poderosa. A Plataforma Nuxeo fornece todos os recursos necessários para a construção de aplicações de conteúdo sustentáveis.
- Escalabilidade: Suporta repositórios com terabytes de conteúdo e dezenas de milhares de usuários
- Extensibilidade: Arquitetura modular baseada em um sistema de componentes e arquitetura orientada a serviços
- Fluxo de Trabalho: Um mecanismo de roteamento de conteúdo personalizável com acesso seguro interno e externo
- Modelo de conteúdo flexível: O conteúdo personalizável e modelo de metadados que permite a captura e armazenamento de qualquer tipo de ativo empresarial
A Plataforma Nuxeo também oferece muitas outras funcionalidades de gerenciamento de conteúdo e uma ampla gama de configurações de implantação.
Colaboração e Gestão de Conteúdos
Com espaços de trabalho colaborativos, a solução de gestão de documentos Nuxeo unifica processos de colaboração on-line e sistemas de gerenciamento de documentos, proporcionando um ambiente seguro para um grupo identificado de usuários para trocar informações. Recursos de colaboração incluem:
- Fácil check-in/check-out com um mecanismo de bloqueio
- O log de auditoria e políticas de controle de versão configuráveis para acompanhar o ciclo de vida de conteúdo
- Tarefas e fluxos de trabalho de conteúdo para ajudar a organizar o fluxo de informações
- Anotações de conteúdo, para facilitar os comentários e compartilhar comentários em contexto
- E-mail e notificações RSS
Colaboração móvel também está disponível para os profissionais da informação ocupados que dependem de seu Smartphone para a produtividade fora do ambiente de trabalho.
Autenticação, controle de acesso e segurança
A Plataforma Nuxeo fornece mecanismos de acesso altamente personalizável para se adaptar até mesmo as exigências mais rigorosas. Fora da funcionalidade caixa inclui:
- Diretórios SQL locais ou LDAP remoto, Active Directory ou SQL
- Single sign-on (SSO)
- Controle de acesso baseado em permissão
- Controle de acesso obrigatório com as políticas de segurança
Existe segurança em todos os níveis da plataforma, a partir de verificações de controle de acesso em nível de repositório à estratégias defensivas no nível do aplicativo (por exemplo, XSS contra-medida) para métodos de autenticação conectável e HTTPS.
Customização: Adaptar a platforma para seu caso de uso.
Da simples adição do logotipo da empresa ao aplicativo até um modelo mais avançado de conteúdo e configuração do fluxo de trabalho, Nuxeo Studio fornece o ambiente completo para ajudá-lo a adaptar a Plataforma Nuxeo para o seu caso de uso de forma rápida e facilmente. A base do serviço de assinatura Nuxeo Connect, Nuxeo Studio permite concentrar-se sobre as exigências técnicas e funcionais de sua aplicação, sem a complexidade de codificação ou a instalação de mais uma ferramenta.
Nuxeo Connect fornece um sistema de apoio para a construção e manutenção de sua aplicação, incluindo suporte com SLAs, manutenção e acesso a Nuxeo Studio e o Nuxeo Marketplace, uma fonte online de add-ons opcionais para a plataforma Nuxeo.
Escala empresarial e desempenho de topo
A solução de gestão documental Nuxeo pode ser escalado para centenas de milhões de documentos e milhares de terabytes de dados sem um downgrade de velocidade ou usabilidade, mesmo que implantado em hardware simples.
Opinião
O Nuxeo DM é uma solução completa para as necessidades primárias de gestão de documentos de uma empresa. A interface é bonita, rápida e rica em recursos, além de ser intuitiva. O Nuxeo DM roda em qualquer sistema operacional mainstream e é construído usando um conjunto de tecnologias robustas de código aberto Java EE, como JCR, JSF, EJB3 e JBoss Seam.
O sistema é extensível, o que possibilita um crescimento contínuo, seja com os próprios projetos do cliente, ou com soluções de terceiros. Esta característica é possível, principalmente, porque está construído sobre uma infra-estrutura de plugins baseados no padrão OSGi. Desenvolvedores e integradores podem, portanto, facilmente criar plugins personalizados para se adaptar à plataforma, aliás, em um post no blog da empresa, o CEO da Nuxeo, Stefane Fermigier, afirmou que o software foi projetado com o objetivo explicito de criar uma arquitetura de participação, isto explica o motivo pelo qual mais de 50% dos colaboradores não são empregados da Nuxeo.
Uma outra característica importante e que contribui com este número é a vasta documentação (
http://community.nuxeo.com/static/dev-tutorial/), além de acesso a todo o código fonte. O Núcleo Nuxeo é LGPL, isto significa que pode-se livremente incorporar o Núcleo Nuxeo em um produto comercial.
A plataforma cobre diferentes funções, como gerenciamento de documentos, trabalho colaborativo, gestão de processos de negócios (ou seja, o fluxo de trabalho), gerenciamento de registros e gerenciamento de ativos digitais (onde se destaca).
Nuxeo Inc. gera sua receita através de serviços (pagos) de consultoria e suporte ao cliente. Eles estão apostando que os clientes preferem gastar seu dinheiro na personalização, integração e manutenção de um produto de código aberto, em vez de gastar em um produto inflexível, com código fechado e que vem com muitos recursos que você não precisa.
O Nuxeo permite-lhe optar por banco de dados implementados em MySQL, PostgreSQL e Oracle, bem como o Microsoft SQL Server.
Dois recursos que chamaram a atenção foram o arrastar-e-soltar e tags. Com o arrastar-e-soltar do Nuxeo, basta pegar o arquivo e soltá-lo para a pasta em questão, já as tags (etiquetas) permitem que os usuários usem a "tag" dos conteúdos para percorrer as informações. Nuxeo chama isso de "navegação virtual" e faz sentido para questões como a navegação de conteúdo de diferentes países (imagens do Brasil, por exemplo) e depois mudar para pastas de navegação por "temas", por exemplo, imagens de tecnologia e imagens de esportes.
Na verdade, a maioria dos recursos chama a atenção. Outros que achei úteis foram: captura de email e formulários, a possibilidade de trabalho colabotativo, a integração com o office, a possibilidade de visualização do conteúdo sem necessidade de download, o recurso de comentários também é importante, bem como a possibilidade de relacionar conteúdos. Outro "diferencial" é o possuir suporte para idioma português do Brasil.
